Van PDF naar gecontroleerd grootboek in vier stappen

1. Uploaden

Sleep een PDF-afschrift, een scan of een foto van een bonnetje. Voordat er iets ter verwerking wordt verzonden, controleert Karchu het bestand in uw browser: is het leesbaar, is het versleuteld, bevat het wel echt pagina's. Beschadigde bestanden worden direct opgemerkt met een uitleg in plaats van later te mislukken.

2. Lezen en extraheren

Elke pagina wordt geanalyseerd of, als het een afbeelding is, gelezen met OCR. Transacties, datums, bedragen, saldi en de afschriftperiode worden geëxtraheerd, samen met de bron van het document, oftewel van welke bank of winkel het afkomstig is.

3. Categoriseren en controleren

Categorieën worden automatisch toegewezen en weergegeven met een algehele detectiescore voor het document. U controleert, corrigeert alles wat er verkeerd uitziet, en die correcties worden regels voor de volgende keer.

4. Exporteren of analyseren

Gebruik het dashboard voor trends en kasstroom, of exporteer naar CSV, Excel, QBO of PDF. Exports bevatten de afschriftperiode, zodat een boekhouder precies kan zien welk bereik het bestand beslaat.

Wat er gebeurt bij een Nederlands afschrift

Bij een afschrift uit Nederland of België herkent Karchu eerst de bank aan de kop van het document, kiest dan de bijbehorende kolomindeling en leest daarna pas de regels. Een Rabobank-export waarin tegenrekening en betaalwijze in hetzelfde veld staan, wordt uit elkaar gehaald in tegenrekening, naam en omschrijving.

Daarna volgt de controle: de som van alle bij- en afschrijvingen moet exact het verschil zijn tussen het beginsaldo en het eindsaldo dat op de PDF is afgedrukt. Klopt dat niet, dan wijst Karchu de pagina aan waar het verschil ontstaat, zodat u niet het hele document hoeft na te lopen.